Przedsiębiorca korzystający z księgi przychodów i rozchodów powinien zamieszczać w niej wszystkie informacje na temat obrotu ze sprzedaży. KPiR wymaga także umieszczania danych o kosztach poniesionych w celu uzyskania przychodu. 

Prowadząc KPiR podatnik może rozliczyć się z urzędem skarbowym w zakresie podatkowym. 

Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mogą skorzystać:

• działalności gospodarcze
• spółki cywilne
• spółki jawne
• spółki partnerskie,

które w roku poprzedzającym dany rok podatkowy nie przekroczyły 2 000 000 euro przychodów netto ze sprzedaży. 

Jeżeli podatnik przekroczył limit 2 000 000 euro jego obowiązkiem jest prowadzenie pełnej księgowości. 

Kto jest zwolniony od prowadzenia KPiR?

Zwolnienie z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów występuje podczas sytuacji:

• gdy podatnik wybiera ryczałt jako formę opodatkowania
• gdy podatnik składa wniosek o szczególnym przypadku dotyczącym jego stanu zdrowia
• gdy podatnik składa wniosek o szczególnym przypadku dotyczącym jego wieku
• gdy podatnik składa wniosek o szczególnym przypadku dotyczącym rozmiaru i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej

Jakie informacje należy zamieścić w księdze przychodów i rozchodów?

KPiR musi być prowadzona w skrupulatny i odpowiedni sposób. Najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie jej do prowadzenia przez biuro rachunkowe. Jeśli przedsiębiorca zaniedba księgę przychodów i rozchodów, mogą zostać nałożone na niego kary i korekty wywołane błędnym naliczeniem podatku. 

W KPiR muszą znaleźć się zapisy na temat:

• przychodów
• zakupów towarów handlowych i materiałów podstawowych
• kosztów prac badawczo-rozwojowych
• poniesionych wydatków związanych z prowadzeniem działalności
• wynagrodzenia pracowników

Czego nie należy umieszczać w księdze? Oto przykłady:

• obrót opakowaniami zwrotnymi
• zaliczki na poczet dostawy lub sprzedaży towarów
• koszty inwestycji w czasie jej realizacji
• jednorazowa pomoc na rozpoczęcie działalności gospodarczej

W jaki sposób prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

KPiR należy prowadzić bazując na ustalonych zasadach:

• podatnik powinien na bieżąco, pod koniec każdego dnia uzupełniać księgę przychodów i rozchodów
• gdy KPiR prowadzona jest przez biuro rachunkowe termin uzupełnienia księgi przedłuża się do 20 dnia każdego miesiąca
• zakup towarów i materiałów należy datować na podstawie dnia wystawienia faktury, jeśli w ten sam dzień otrzymano towar
• koszty wynagrodzeń należy umieścić w ewidencji przed poniesieniem wydatku
• pozostałe wydatki zależne są od rodzaju i metody, np. data poniesienia kosztów
• przychody należy zapisywać w dzień wydania rzeczy, wykonania usługi (lub częściowego wykonania) lub zbycia prawa majątkowego

Ta forma ewidencji jest idealnym rozwiązaniem dla początkujących działalności gospodarczych, które nie uzyskują względnie wysokich zysków w ciągu jednego roku podatkowego.